automatizalas Hogyan (és mit) kezdj el automatizálni a vállalkozásodban

Az automatizálás ma már nem csupán a nagyvállalatok privilégiuma, hanem a kis- és középvállalkozások számára is elérhető és rendkívül hasznos eszköz. Az automatizáció lényege, hogy ismétlődő, időigényes feladatokat gépekre és szoftverekre bízunk, így a felszabadult időnkben a kreatív és stratégiai tevékenységekre koncentrálhatunk.

Miért érdemes automatizálni?

Az automatizálás legfőbb előnye, hogy rengeteg időt takaríthatsz meg vele. Az ismétlődő, rutin feladatokat szoftverek végzik el, így a te és csapatod ideje felszabadul. Például az automatizált email válaszok, a számlázási rendszerek és a közösségi média posztok ütemezése mind-mind időt takarítanak meg.

A manuális munka során mindig fennáll az emberi hibák lehetősége. Az automatizált rendszerek viszont pontosan és megbízhatóan végzik el a feladatokat, csökkentve a hibák számát és javítva a folyamatok hatékonyságát. Gondolj csak a pénzügyi jelentésekre vagy az adatok rögzítésére: az automatizálás révén ezek a feladatok hibamentesen elvégezhetők.

Az automatizálás lehetővé teszi, hogy a vállalkozás vezetői és alkalmazottai a valóban fontos, stratégiai feladatokra koncentráljanak. Az időigényes, monoton munkák helyett kreatív és értékteremtő tevékenységekre fordíthatják energiáikat, mint például az üzleti fejlesztés, ügyfélkapcsolatok építése vagy új termékek fejlesztése.

Az automatizálás segítségével gyorsabban és hatékonyabban válaszolhatunk az ügyfelek kérdéseire és problémáira. Az automatikus válaszok, a chatbotok és a személyre szabott marketing kampányok mind hozzájárulnak ahhoz, hogy ügyfeleink elégedettek legyenek és visszatérjenek hozzánk.

Az automatizált rendszerek által gyűjtött adatok és jelentések segítenek abban, hogy jobban megértsd vállalkozásod működését. Ezek az adatok alapul szolgálhatnak a stratégiai döntéshozatalhoz, javítva ezzel a vállalkozásod teljesítményét és versenyképességét.

Milyen feladatokat érdemes automatizálni?

Az automatizálás megkezdése előtt alaposan fel kell mérnünk a vállalkozás folyamatait, és meg kell határoznunk, mely feladatokat érdemes elsőként automatizálni. Ehhez először is érdemes részletesen elemezni a cég működését, azonosítva azokat a tevékenységeket, amelyek ismétlődőek, időigényesek vagy kritikusak a vállalkozás szempontjából.

Ezután érdemes prioritásokat felállítani, figyelembe véve, hogy mely folyamatok automatizálása jelentheti a legnagyobb előnyt. Azokat a feladatokat helyezzük előtérbe, amelyek a legnagyobb idő- és költségmegtakarítást eredményezhetik. Például egy kisvállalkozás számára az ügyfélszolgálati kérések automatizálása lehet a legfontosabb, míg egy nagyobb vállalat esetében a pénzügyi jelentések automatizálása lehet prioritás.

Minden folyamat automatizálása előtt határozzuk meg a konkrét célokat. Mit szeretnénk elérni az automatizálással? Például időmegtakarítás, pontosság növelése, költségek csökkentése vagy az ügyfélélmény javítása. Ezek a célok segítenek meghatározni az automatizáció irányát és mértékét.

A megfelelő eszközök kiválasztása is fontos. Válasszunk olyan automatizációs eszközöket, amelyek a legjobban illeszkednek a vállalkozás igényeihez és folyamataihoz. Az eszközök egyszerűen integrálhatók legyenek a meglévő rendszerekkel, és könnyen használhatóak legyenek a munkatársak számára.

Az alábbiakban bemutatok néhány példát arra, hogy milyen típusú feladatokat érdemes automatizálni egy vállalkozásban:

Email automatizálás

Az e-mailek kezelése sok időt vehet igénybe, főleg akkor, ha sok ügyféllel kommunikálunk. Az automatikus válaszok, a hírlevélküldő és egyéb marketing és a CRM rendszerek integrációja mind segítenek abban, hogy e-maileink hatékonyabban legyenek kezelve.
Az out-of-office üzenetek beállítása már alap, nézzünk haladóbb megoldásokat.

ChatGPT tipp: Kérd meg a ChatGPT-t, hogy írjon meg neked egy professzionális automatikus válaszüzenetet. Példa: „írj egy automatikus válaszüzenetet a Gmail fiókomhoz. Az üzenet tartalmazza, hogy nyaralok, és az ügyfeleket értesítse a távollétem időtartamáról (dátum), valamint arról, hogy mikor térek vissza. Az üzenet legyen udvarias, professzionális és segítőkész hangvételű.

Használj Zapier-t az email fiókod és más alkalmazások összekapcsolásához. A Zapier segíthet ebben azáltal, hogy a Gmail leveleidet Trello kártyákká alakítja. Ezzel az integrációval, amikor új email érkezik, a Zapier lemásolja az üzenetet és hozzáadja egy új Trello kártyához. Ez a tökéletes módja annak, hogy a teendőlistádat és az e-mail fiókodat kombináld.
Eszközökre példa: Mailerlite, Mailchimp, Microsoft Copilot, Hubspot, Pipedrive, Active Campaign, Zapier, Trello.

Közösségi média menedzsment

A közösségi média jelenlét fenntartása elengedhetetlen, de időigényes feladat. A posztok ütemezése, az automatikus válaszok és az analitikai riportok készítése mind automatizálhatók, így több időnk marad a tartalmak kreatív előállítására. AI megoldásokkal akár a posztok generálása is pillanatok alatt elvégezhető, és az olyan szoftverek, mint például a Manychat automata válaszokat is tudnak írni a posztjaink alá kommentelő vagy like-oló követőinknek.
További eszközök az automata posztolásra: Later, Buffer, Hootsuite, Metricool.

Feladat- és projektmenedzsment

Az ismétlődő feladatok és projektek nyomon követése sok erőforrást igényelhet. A Trello, Asana vagy más projektmenedzsment eszközök használata, valamint ezek automatizálása segít abban, hogy a projektek gördülékenyen haladjanak előre, és mindenki tisztában legyen a teendőivel. Ezek többnyire jól átlátható, feladatkártyás, idővonalas és naptáras nézetekben is mutatják a teendőinket, és akár többen is tudjátok egyszerre használni, igazi real-time kollab eszközök.
Eszközök: Trello, Asana, Notion (erről cikk itt), Monday.com, ClickUp

Pénzügyi folyamatok

A számlázás, költségkövetés és pénzügyi jelentések készítése mind automatizálhatók. Az ilyen rendszerek nemcsak gyorsabbá teszik a folyamatokat, hanem csökkentik az emberi hibák lehetőségét is. A legtöbb számlázó, például a számlázz.hu és a Billingo is tud automatizálni.

Ügyfélszolgálat

A chatbotok és az automatikus válaszok segítségével gyorsabban és hatékonyabban válaszolhatunk az ügyfelek kérdéseire, javítva ezzel az ügyfélélményt és növelve az elégedettséget. Egyre több AI megoldás is létezik, azonban ezeket most még szorosan kontrollálni és monitorozni kell, mert gyakran hibáznak.
Eszközök: Notion Chatbot, Zendesk, Hubspot Service Hub.

Automatizációs stratégia felállítása

Manapság már annyi eszköz létezik, hogy nem egyszerű feladat eldönteni, hogy melyik feladatokat automatizáljuk, és ehhez milyen eszközöket használjunk. Hogyan döntsük el, hogy melyik folyamatot kell elsőként automatizálni, és milyen mértékben? Minden vállalkozás egyedi, ezért fontos, hogy a cég specifikus igényei és folyamatai alapján határozzuk meg az automatizációs stratégiát.

Az automatizációs stratégia felállítása során fontos, hogy világos és átfogó tervet készítsünk. Az alábbi lépések segítenek a stratégia kidolgozásában:

  1. Célok meghatározása: Az automatizációs stratégia kidolgozása során határozzuk meg azokat a konkrét célokat, amelyeket el szeretnénk érni. Például időmegtakarítás, pontosság növelése, költségek csökkentése vagy az ügyfélélmény javítása.
  2. Folyamatok elemzése: Vizsgáljuk meg a vállalkozás folyamatait, és azonosítsuk azokat a tevékenységeket, amelyek automatizálhatók. Készítsünk listát az ismétlődő, időigényes és kritikus feladatokról.
  3. Prioritások felállítása: Állítsuk fel a prioritásokat, figyelembe véve, hogy mely folyamatok automatizálása jelentheti a legnagyobb előnyt. Határozzuk meg, mely feladatokat kell először automatizálni.
  4. Megfelelő eszközök kiválasztása: Válasszuk ki azokat az automatizációs eszközöket, amelyek a legjobban illeszkednek a vállalkozás igényeihez és folyamataihoz. Fontos, hogy ezek az eszközök egyszerűen integrálhatók legyenek a meglévő rendszerekkel.
  5. Pilot projektek indítása: Kezdjünk kicsiben! Indítsunk pilot projekteket az automatizációs eszközökkel, hogy tesztelhessük azok hatékonyságát és finomhangolhassuk a folyamatokat. Így minimalizálhatjuk a kockázatokat, és tapasztalatot szerezhetünk az automatizálás terén.
  6. Monitorozás és optimalizálás: Az automatizálás bevezetése után folyamatosan figyeljük a folyamatokat, és végezzük el a szükséges finomhangolásokat. Az automatizált rendszerek hatékonyságát rendszeresen ellenőrizni kell, hogy a lehető legjobb eredményeket érhessük el.

Költséghatékonyan

Egy-egy automatizációs eszköz előfizetése elég drága lehet, ezért érdemes alaposan megvizsgálni a kiszemelt eszközöket abból a szempontból, hogy hány funkciót tudnak ellátni. Milliókat el lehet költeni ilyen előfizetésekre, és gyakori, hogy egy funkciót több eszköz is tud, tehát akár feleslegessé is válhat valamelyik eszköz.

Amikor új automatizációs eszközt választasz, fontos szempont, hogy az eszköz mennyi különböző feladatot tud ellátni. Egy többfunkciós eszköz, amely képes kezelni az email automatizálást, a közösségi média menedzsmentet és a projektmenedzsmentet is, sokkal költséghatékonyabb lehet, mint több különálló eszköz előfizetése.

Amikor csak ismerkedsz egy új szoftverrel, érdemes a havi előfizetést választani. Ez lehetőséget ad arra, hogy kipróbáld az eszközt és meggyőződj róla, hogy valóban megfelel az igényeidnek, anélkül hogy hosszú távú kötelezettséget vállalnál. Sok eszköz kínál ingyenes próbaidőszakot is, ami nagyszerű lehetőség a tesztelésre.

Néhány hónap használat után, ha úgy látod, hogy az eszköz bevált és rendszeresen használod, érdemes átváltani a gazdaságosabb éves előfizetésre. Az éves előfizetések általában kedvezőbb árakat kínálnak, és jelentős megtakarítást eredményezhetnek a havi előfizetésekhez képest.

Szinkronizálás és integráció

Egy másik fontos szempont, hogy az automatizációs eszközök milyen jól integrálhatók egymással. Az integráció lehetősége lehetővé teszi, hogy az egyes eszközök zökkenőmentesen működjenek együtt, és ne legyen szükség arra, hogy manuálisan szinkronizáld az adatokat különböző platformok között.

Az olyan eszközök, mint a Zapier, segíthetnek az integrációkban, így összekapcsolhatod a különböző alkalmazásokat és automatizálhatod az adatátvitelt közöttük. Ezzel időt és erőfeszítést takaríthatsz meg, és biztosíthatod, hogy az adatok mindig naprakészek és pontosak legyenek.

Az automatizálás lehetőséget ad arra, hogy vállalkozásod hatékonyabbá, versenyképesebbé és innovatívabbá váljon. Ne habozz belevágni, és fedezd fel, hogyan teheted vállalkozásodat még sikeresebbé az automatizáció segítségével!

Pásti Edina

Tetszett a cikk? Belevágjunk?

Ha úgy érzed, támogatásra van szükséged az automatizációs folyamataid kiépítéséhez, vagy csak tanácsadásra van szükséged, keress meg bátran a hello@justbeedigital.hu email címen.

Pásti Edina
Digitális Marketing Szakértő

Kapcsolódó bejegyzések